Einführung

Wir freuen uns, Sie im Benutzerhandbuch der Change Manager-App begrüßen zu dürfen. Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Bewerbung, die von der IATF (International Automotive Task Force) definiert wird. implementiert Change-Management-Verfahren in digitaler Form nach den Prinzipien von 6M und bietet damit eine moderne, effiziente und umweltfreundliche Alternative zu herkömmlichen papierbasierten Lösungen. Das digitale Dokumentenmanagement hat gegenüber papierbasierten Systemen viele Vorteile:

Unser Leitfaden zeigt im Detail, wie Sie alle Vorteile der App nutzen und so Ihrem Unternehmen zu einem effizienteren und nachhaltigeren Betrieb verhelfen können. Wir wünschen Ihnen eine angenehme und nützliche Lektüre und eine erfolgreiche Bewerbung!

App-Betriebsmechanismus

Das folgende Diagramm zeigt den Funktionsmechanismus der App. Sehen wir uns dies zunächst einmal an.


Im ersten Schritt müssen die notwendigen Einstellungen für den Betrieb der App vorgenommen werden. Diese Daten steuern die App und sind für den ordnungsgemäßen Betrieb unerlässlich. Die Einrichtung erfolgt in folgenden Schritten:


Das System verwaltet 7 Dokumentstatus, abhängig vom Reifegrad des Dokuments. In der Abbildung haben wir nur 6 gezeigt, der siebte ist der „geschlossene“ Zustand. Dies wird auch später besprochen.
Beim Starten eines neuen Dokuments müssen die Art der Änderung, der Umfang der Änderung, der betroffene Bereich und die Kategorie der Änderung definiert werden. Das System generiert Aufgabenlisten und Entscheidungslisten aufgrund der Einstellungen. Die Liste des internen Entscheidungsprozesses wird aus der Einstellungstabelle des Benutzers generiert. Wer hier dem betroffenen Bereich zugeordnet ist, kann eine Entscheidung treffen. Die Aufgabenliste der 6M-Matrixaktionen finden Sie im 6M. Das System wird aus den in der Aktionstabelle definierten Daten erstellt, während die interne Aufgabenliste aus der internen Aufgabentabelle generiert wird. Das Bild unten zeigt die Aufgabenliste eines Dokuments.


Nachdem der Antragsteller die Grunddaten ausgefüllt und den Gegenstand der Änderung festgelegt hat, kann er mit dem Entscheidungsprozess beginnen. Schritte des Entscheidungsprozesses:


Nachdem wir nun die grundlegenden Prozesse kennen, schauen wir uns im Detail an, was und wie man es macht.

Aufstellen

Die Installation der App wird Benutzern empfohlen, die sich mit dem Änderungsmanagement und der Verwaltung dieser App befassen. Bei der ersten Installation führt das Installationsprogramm automatisch die folgenden Aktionen aus:

Einrichtung der Änderungsanforderung

Allgemeine Einrichtung


Mit Ausnahme der IATF-Katalognummer werden diese vom System bei der Installation festgelegt, wenn Sie diese ändern möchten, können Sie dies hier tun. Sie müssen die IATF-Katalognummer eingeben. Sie haben die Möglichkeit, interne E-Mails zu deaktivieren, indem Sie den Schalter „Interne E-Mail aktivieren“ deaktivieren. In diesem Fall versendet das System keine Benachrichtigungsschreiben. Diese Einstellung gilt nicht für Genehmigungsschreiben, die an den Kunden gesendet werden sollen. Sie müssen über die App gesendet werden. Dies liegt daran, dass das System Hintergrundeinstellungen verwalten und wissen muss, ob die Kundengenehmigungsanfrage gesendet wurde.

Durch Setzen des Feldes „Gültigkeit temporärer Dokumente“ kann die Ablaufzeit temporärer Dokumente gesteuert werden, der Wert muss in Tagen eingegeben werden. „Dauer der PDCA-Kontrolle“ bezeichnet den Zeitraum, in dem die Wirksamkeit der eingeführten Änderung überprüft werden muss. Das System berechnet anhand der hier angegebenen Datumsformel die Frist für die PDCA-Prüfung. Dieses Datum wird berechnet, wenn das Dokument in den aktiven Status versetzt wird.

Automatisierte Aufgabeneinrichtung

Wenn Sie die Option „Automatisches Senden einer Genehmigungsanfrage“ aktivieren, sendet das System automatisch das Benachrichtigungsschreiben über die Änderung an den Kunden. Wenn Sie dies deaktivieren, können Sie durch Auswahl eines Menüpunkts die Genehmigungsanfrage an den Kunden senden.
Unten auf der Kundenkarte befindet sich ein Feld, in dem die E-Mail-Adressen eingestellt werden müssen, an die der Änderungswunsch gesendet werden soll.


Wenn Sie „Automatisches Schließen temporärer Dokumente“ aktivieren, schließt das System abgelaufene temporäre Änderungsanfragen automatisch.
Wenn Sie „Benachrichtigung über abgelaufene temporäre Dokumente senden“ aktivieren, sendet das System eine Benachrichtigung an alle Benutzer, die in der Benutzerkonfiguration für die Änderungsverwaltung registriert sind, falls ein temporäres Dokument abgelaufen ist. Diese Benachrichtigung wird jeden Montagmorgen verschickt. Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, können Sie dies in den Aufgabenwarteschlangenelementen tun.

Business central URL

Der hier gesetzte Link wird den Benachrichtigungsschreiben hinzugefügt.

E-Mail-Einstellungen – Genehmigungsanfrage des Kunden


Hier können Sie den Betreff und den Text des Briefes festlegen, in dem wir den Kunden über die Änderung informieren. Es wird empfohlen, dies zu überprüfen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Im Bereich Anlageneinstellungen können Sie steuern, welche hochgeladenen Dokumente mit der Änderungsbenachrichtigung an den Kunden gesendet werden. (Die PCN und die Verzichtserklärung werden in jedem Fall verschickt, da der Käufer darüber informiert werden muss.) Durch Aktivieren von „Änderungsanforderungsdokument senden“ wird auch das Änderungsanforderungsdokument an den Kunden gesendet. Dieses Dokument wird durch Ausführen des Menüs „Berichte -> Dokument drucken“ erstellt.

E-Mail-Einstellungen – Interne Benachrichtigungsmails


In diesem Abschnitt können Sie den Betreff und den Text von E-Mails für die interne Verwendung des Systems konfigurieren. Nach der Montage empfiehlt es sich auch hier die Biegungen vorzunehmen.

Ersetzung von Dokumentdaten in internen Briefen

Es ist möglich, einige Daten des Dokuments im Text der Briefe so zu ersetzen, dass, wenn Sie den Ausdruck %n im Teil „Briefkörper“ verwenden, wobei n eine ganze Zahl zwischen 1 und 9 ist, dann können die folgenden Dokumentdaten in den Briefen verwendet werden:

Anwendungsbeispiele


Setup-Menüsystem


Bereichseinrichtung

Damit können die Produktionsuntereinheiten definiert werden, zum Beispiel Montagelinie, Lackieranlage, Zuschnittanlage usw. Die Ortsvorwahl darf maximal 10 Zeichen lang sein, die Beschreibung kann 50 Zeichen lang sein.


Abteilungsaufbau

Es können damit Organisationseinheiten, wie Produktion, Produktplanung, Prozessplanung, Wartung etc. definiert werden. Der Code der Organisation darf höchstens 10 Zeichen lang sein, er darf nur Buchstaben enthalten, die Beschreibung darf 50 Zeichen lang sein.


Benutzereinrichtung

Es kann verwendet werden, um die Benutzer zu definieren, die Entscheidungs- und/oder Verwaltungsrechte haben.


Hier müssen die Benutzer definiert werden, die Entscheidungsrechte haben sollen, sowie der Manager (einer pro Bereich), der die endgültige Entscheidung trifft. Die App erfordert, dass jede aufgeführte Person eine Entscheidung in Bezug auf das Dokument trifft. Diese Entscheidung bildet die Grundlage für die interne Entscheidungsliste. Außerdem muss für jeden ein Ersatzbenutzer eingerichtet werden. Der Ersatznutzer hat das Recht, im Namen des von ihm ersetzten Nutzers Entscheidungen zu treffen. Außerdem müssen die E-Mail-Adressen der Benutzer eingegeben werden, da an diese Adressen die Benachrichtigungsschreiben des Systems gesendet werden. Einschränkungen:

Wenn der Benutzer über Entscheidungsrechte verfügt, muss das Kontrollkästchen „Entscheidungsfindung“ deaktiviert sein.
Wenn der Benutzer die endgültige Entscheidungsbefugnis hat, muss das Kontrollkästchen für die endgültige Entscheidungsfindung deaktiviert sein.
Wenn der Benutzer über Administratorrechte verfügt, muss das Kontrollkästchen 6M-Matrixadministrator deaktiviert sein. Mit dieser Berechtigung können Sie Einstellungen, Aufgabenlisten und die 6M-Matrix bearbeiten.
Wenn Sie einen Benutzer löschen möchten, können Sie dies über den Löschen-Button tun.

Definieren Sie interne Aufgaben


Hier müssen Sie die Aufgaben definieren, die nicht in den durch die 6M-Matrix definierten Aufgaben enthalten sind, aber notwendig sind, damit das Dokument den aktiven Status erhält. Dies könnte beispielsweise die Aktualisierung von Produktionsaufträgen umfassen, wenn sich ein Material oder ein Vorgang ändert. Diese Arbeiten müssen nach Erhalt der Abnahme durch den Kunden durchgeführt werden an einen als Verantwortlichen eingesetzten Arbeitnehmer. Aufgaben müssen nach Bereich und Organisation gruppiert werden. Diese Aufgaben werden im letzten Teil des Änderungsantragsblatts angezeigt und sind nur verfügbar, wenn die Genehmigung des Kunden eingeholt wurde oder keine Genehmigung des Kunden erforderlich ist.
Im Abschnitt „Beschreibung der Aufgabe“ ist die Aufgabe zu formulieren, der Bereich, zu dem die Aufgabe gehört, die verantwortliche Organisation und die für die Erledigung der Aufgabe verantwortliche Person festzulegen.
Im Abschnitt „Aufgabendauer“ kann eine Datumsformel eingegeben werden, die die Frist für die Aufgabe bestimmt. Es wird empfohlen, alle Aufgaben zu definieren, die während des Prozesses auftreten können. Diese Aufgaben können auf der Hauptseite des Änderungsanforderers gelöscht werden, wenn eine bestimmte Aufgabe für die Änderung nicht relevant ist.

KPI registration


Hier ist es möglich, die KPIs zu erfassen, mit denen Sie nach Einführung der Änderung die Wirksamkeit der umgesetzten Änderung überprüfen können.

Generierung von Demodaten

Da die Einrichtung der Anwendung lange dauern kann, besteht die Möglichkeit, über den Button „Demodaten generieren“ Demodaten einzufügen, in denen einige Änderungskategorien, Organisationen, Bereiche und Matrixaktionen definiert sind. Diese Funktion ist nur in der Demoversion der App verfügbar.

Daten löschen

Diese Funktion löscht alle Daten aus den folgenden Tabellen. Diese Funktion ist nur in der Demoversion der App verfügbar.

Lizenzschlüsselimport

Den Lizenzschlüssel können Sie hier importieren. Der Schlüssel ist eine Textdatei mit der Erweiterung .lic, die den Zeitraum identifiziert, den Sie abonniert haben. Nach der Installation funktioniert die App im Demo-Modus und es können damit nur 50 Änderungswünsche gestellt werden. Es gibt keine zeitliche Begrenzung. Um die App live zu schalten Für die Nutzung ist ein Abonnement erforderlich. Im Falle eines Abonnements gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Bedienung. Für den Fall, dass Ihr Abonnement abgelaufen ist und nicht reaktiviert wird Die App kann bis dahin erstellte Dokumente bearbeiten und lesen, d.h. Wenn etwas nicht abgeschlossen ist, kann der Prozess durchgeführt werden, aber neu Sie können keine Anfrage mehr starten, bis das Abonnement verlängert wird. Wenn Sie noch kein Abonnent sind, es aber gerne werden würden, benötigen Sie einen für einen Softwareliefervertrag, der die Nutzungsbedingungen enthält. Wir senden Ihnen den Vertrag zu, der unterschrieben an uns zurückgesandt werden muss. Nach der Unterzeichnung versenden wir die Schlüssel und die Rechnung, ab hier ist die App uneingeschränkt nutzbar. Wenn es eine Einigung gibt, senden Sie uns bitte die AppID, andernfalls Wir können den Schlüssel nicht herstellen. Diese finden Sie im Abschnitt „Lizenz“ der Einstellungen. (Roter Rahmen im Bild unten)


Aufgaben nach der Installation

Nach der Installation muss der Benutzer folgende Aufgaben ausführen:

Elemente in der Aufgabenwarteschlange prüfen

Geben Sie im BC-Suchfeld „Aufgabenwarteschlangenelemente“ ein und starten Sie dann den Task-Manager.


Nach dem Start sollten Sie etwa Folgendes sehen:


Prüfen Sie, ob der Status des Eintrags namens „Änderungsanforderungs-Aufgabenplaner“ „Bereit“ ist. Wenn nicht, gehen Sie zum Karton und drücken Sie die Schaltfläche „Neustart“ im Menü oben. Wenn der Status „Bereit“ lautet, ist alles in Ordnung.


Diese Aufgabe wird jeden Tag um 6 Uhr morgens ausgeführt, überprüft das System auf abgelaufene temporäre Dokumente und führt ihre Aufgabe basierend aufgrund der oben besprochenen Einstellungen aus. Wenn Sie die Termine ändern möchten, können Sie dies hier tun, allerdings müssen Sie die Aufgabe zunächst auf „in der Warteschleife“ setzen, da sie erst dann bearbeitet werden kann. Wenn Sie die entsprechenden Einstellungen vorgenommen haben, muss eine solche Aufgabe neu gestartet werden.

Überprüfen Sie die BC-Mail-Einstellungen

Wenn das Senden von E-Mails aus der App aktiviert ist, muss in Business Central ein E-Mail-Konto zum Senden von E-Mails konfiguriert werden. Dies kann durch die Eingabe von „E-Mail-Konten“ im Suchfeld überprüft werden. Wenn auf der Seite nichts eingestellt ist, bitten Sie den Administrator um Hilfe bei der Einrichtung.

Dokumenten-Management

Starten der App, Übersicht über den Homescreen

Geben Sie nach der Installation das Stichwort „Änderungsmanagement“ in das Suchfeld ein. Es erscheinen zwei Ergebnisse, wir benötigen die Listenansicht. Es empfiehlt sich, dies mit einem Lesezeichen zu versehen. Zum Notieren von Namen sind keine zusätzlichen Seiten erforderlich, da alle Funktionen von hier aus über das Menüsystem der App verfügbar sind.


Übersicht über die Listenansicht


Die Listenansicht zeigt die Grunddaten der erstellten Dokumente. Sie können das Dokument öffnen, indem Sie auf die Dokumentnummer klicken. Mithilfe der rot umrandeten Schaltflächen können Sie den Status des Dokuments filtern. Im Menübereich „Aktionen“ (grüner Rahmen) stehen folgende Menüpunkte zur Verfügung:

Mit der Schaltfläche „Neu“ können Sie ein neues Dokument erstellen und mit der Schaltfläche „Löschen“ können Sie das Dokument löschen, sofern Sie dazu berechtigt sind. (Magentafarbener Rahmen)

Verwaltung von Änderungskategorien

Starten Sie die 6M-Matrix mit dem Menü unten


Die Änderungskategorie kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Kategorie hinzufügen“ hinzugefügt werden.


Auf der erscheinenden Seite kann eine neue Änderungskategorie eingegeben werden. Da der Änderungswunsch dauerhaft oder vorübergehend sein kann, empfiehlt es sich, für beide Arten die Änderungskategorie zu erfassen. Der Kategoriecode kann nach einer bestimmten Logik erstellt werden. Im Bild unten stellen beispielsweise die ersten drei Zeichen des Kategoriecodes den Umfang der Änderung dar, gefolgt von der Abkürzung der Kategorie der Änderung selbst. (MAT = Materialumfang, SUPPCH = Lieferantenwechsel -> MATSUPPCH) Für jeden Bereich muss ein spezifischer Kategoriecode eingegeben werden. Wir empfehlen Ihnen, sich die Definition der Änderungskategorien gut zu überlegen und sich ggf. mit Ihren Kollegen abzusprechen, denn diese Liste ist die Grundlage der 6M-Matrix.


Wenn Sie über die Kategoriecodes verfügen, müssen diese in die 6M-Matrix importiert werden, damit wir ihnen die notwendigen Aufgaben zuordnen können. Kehren wir zur Matrixform der Kategorie zurück, indem wir die Seite schließen. Beim ersten Start sind hier keine Daten vorhanden, daher müssen Sie die Kategorien importieren. Dies kann durch Drücken der Schaltfläche „Kategorieimport“ erfolgen. (Roter Rahmen im Bild unten) Mit dieser Funktion werden alle Daten aus der Matrixdatenbank gelöscht.


Nach dem Import sollten wir eine Liste ähnlich der Abbildung oben erhalten, mit dem Unterschied, dass keiner der Änderungskategorien eine Aktion zugeordnet ist. Der nächste Schritt besteht darin, jeder Änderungskategorie durch Ankreuzen der entsprechenden Markierung die erforderlichen Aktionen zuzuordnen. Geben Sie in der Spalte „Dauer aller Aufgaben“ eine Datumsformel ein, wie lange jede Aufgabe erledigt sein soll. Das System berücksichtigt diesen Wert bei der Berechnung der Frist.
Wenn Sie eine Kategorie ändern, löschen oder eine neue hinzufügen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Kategorie hinzufügen“ klicken. Nachdem Sie die Kategorien geändert haben, schließen Sie das Kategorienfenster und verwenden Sie die Schaltfläche „Kategorien synchronisieren“ (grüner Rahmen im oberen Bild) auf der Hauptseite der Matrix, um die Synchronisierung durchzuführen. Dadurch werden alle Daten mit der Kategoriedatenbank synchronisiert und diese Funktion löscht keine vorhandenen Daten. Sobald jeder Kategorie die entsprechenden Aktionen zugeordnet wurden, ist das System einsatzbereit. Im folgenden Abschnitt sehen Sie die Funktionsweise des Systems anhand eines Beispiels.

Erstellen Sie ein neues Dokument

In der Listenansicht der App kann durch Betätigung des Buttons „Neu“ ein neues Dokument erstellt werden. Das Seitenfenster kann in 9 Teile unterteilt werden.


  1. Grundinformationen. Hier müssen die Grunddaten des Änderungsantragsdokuments ausgefüllt werden.
  2. Aktuelle Vorschriften. Dazu gehört auch eine Beschreibung der alten Regelung, die wir ändern wollen.
  3. Beschreibung der vorgeschlagenen Änderung
  4. Kostenauswirkungen. Hier können Sie die voraussichtlichen Kosten der Änderung eingeben.
  5. Interne Entscheidung. Diese Liste enthält die Benutzer, die dem angegebenen Bereich angehören und über Entscheidungsbefugnisse verfügen.
  6. Infopanel. Stellt Informationen zum Dokument bereit.
  7. Aktionen aufgrund der 6M-Matrix. Diese Liste enthält die Aufgaben, die der Änderungskategorie in der 6M-Matrix zugeordnet sind.
  8. Interne Aufgabenliste. Diese enthält eine Liste von Aufgaben, die nicht in der 6M-Matrix definiert sind, aber zur Umsetzung der Änderung erforderlich sind.
  9. PDCA-Checkliste. Es enthält eine in den Einstellungen definierte KPI-Liste, mit deren Hilfe Sie die Wirksamkeit der eingeführten Änderung überprüfen können.
Ein neues Dokument muss durch Ausfüllen der Grunddaten begonnen werden. Das System stellt die Dokumentnummer automatisch bereit, wir müssen nur das Feld verlassen. „Status“ ist ein nicht editierbares Feld, das System behandelt dies entsprechend dem Fertigstellungsgrad des Dokuments. Die Art der Änderung kann vorübergehend oder dauerhaft sein. Wenn wir eine temporäre Änderung veranlassen, muss die Dauer angegeben werden, die höchstens die in den Einstellungen angegebene Anzahl von Tagen betragen kann. „Bereich“ ist der Code der Einheit, auf die sich der Änderungsantragsteller bezieht. Dies ist die Grundlage für die Zusammenstellung der internen Entscheidungsliste. Der „Kategoriecode“ definiert die Kategorie, zu der die initiierte Änderung gehört. Dies ist die Grundlage der im Abschnitt „Maßnahmen auf Basis der 6M-Matrix“ dargestellten Aufgabenliste. Die Felder „Umfang“, „Bewerber“ und „Erstellung“ werden vom System automatisch bearbeitet. Der Wert des Felds „Bereich“ hängt vom eingegebenen Kategoriecode ab. Die Entscheidungs- und Aufgabenlisten werden nach dem Verlassen der Felder „Bereich“ und „Kategoriecode“ erstellt und ihr Inhalt hängt von ihnen ab. Handelt es sich um eine artikelspezifische Änderung, können Sie diese im Feld „Artikelnummer“ eintragen, wenn sie einen Fertigungsauftrag betrifft, und anschließend im Feld „Fertigungsauftrag“ die entsprechende Nummer eintragen. Im Feld „Beschreibung“ können Sie ggf. einen Kommentar zum Dokument verfassen. Im Feld „Maschinengruppe“ können Sie die Nummer der von der Änderung betroffenen Maschinengruppe eingeben. Die Angabe des „Kundennamens“ ist obligatorisch, wenn die Änderung eine Zustimmung des Kunden erfordert, d. h. in der 6M-Matrix ist für die angegebene Änderungskategorie ein Verzicht oder die Erstellung einer PCN markiert. Das System sucht automatisch nach der „Kundenartikelnummer“, wenn wir unsere eigene Artikelnummer eingegeben haben. Unter den Grunddaten ist das Ausfüllen der folgenden Felder obligatorisch: Wenn der Kunde keine Kontakt-E-Mail-Adresse auf seiner Karte angegeben hat, erscheint eine Warnung im oberen linken Teil des Bildschirms. Von dort aus können Sie auf die Kundenkarte zugreifen, indem Sie auf den Link „Kundenkarte ausführen“ klicken und die E-Mail-Adresse bequem einstellen. Das Aussehen ist wie folgt:



Wenn wir die Grunddaten ausgefüllt haben, müssen die Beschreibungen der Änderung und die Kostenauswirkungen eingegeben werden. Die Kostenauswirkung zeigt, wie hoch die Mehrkosten/Kosteneinsparungen pro Einheit des Produkts durch die Änderung werden. Wenn Sie eine negative Zahl eingeben, bedeutet dies Kosteneinsparungen, wenn Sie eine positive Zahl eingeben, bedeutet dies zusätzliche Kosten. Sie sollten etwas Ähnliches wie das Bild unten sehen:


Im obigen Beispiel haben wir ein Dokument erstellt, das den Wechsel des Lieferanten eines bestimmten Rohstoffs dokumentiert. Sie sehen, dass die Entscheidungs- und Aufgabenlisten bereits vorhanden sind und sich auch der Inhalt des Infopanels geändert hat. Das Dokument befindet sich momentan im Zustand "Vorbereitung". Der Entscheidungsprozess kann erst gestartet werden, wenn der Ersteller des Dokuments den Button "Entscheidungsprozess starten" betätigt. Aber bevor wir das tun, werfen wir einen Blick auf den Inhalt des Infofelds auf der rechten Seite:


Der Zweck des Infopanels besteht darin, Informationen über den Status des Dokuments bereitzustellen. Versuchen Sie, alle Daten zum Dokument zusammenzufassen. Unter der Dokumentnummer sehen Sie den Fertigstellungsgrad des Dokuments, wie viele Aufgaben erledigt werden müssen und wie viele davon fertig sind, Sie können sehen, für welchen Bereich das Dokument gilt, und auch die Bezeichnung der Änderungskategorie hier angezeigt. Außerdem können Informationen über den Status des Dokuments eingeholt werden, ob das Dokument einer Kundenfreigabe bedarf und ggf. ob es bereits versendet wurde. Außerdem werden Informationen darüber angezeigt, ob interne Benachrichtigungen gesendet wurden, wer der endgültige Entscheidungsträger war, welche Entscheidung wann getroffen wurde. Wenn eine Kundengenehmigung erforderlich ist, können wir den Status hier überwachen. Informationen zu den hochgeladenen Anhängen sind ebenfalls sichtbar. Bei diesen Anhängen kann es sich um die der Änderungskategorie in der 6M-Matrix zugeordneten Spezifikationen, Messergebnisse, Prüfberichte handeln. In unserem Beispiel müssen 6 Dokumente hochgeladen werden: eine DFMEA, ein Kontrollplan, eine Verpackungsspezifikation, ein Testproduktionsbericht, ein Erscheinungsbildgenehmigungsbericht und schließlich die PCN. Wenn diese Dokumente hochgeladen wurden, ändert sich der Text „kein angehängtes Dokument“ in den Namen der Datei, die in das System hochgeladen wurde, und wenn Sie im Infofeld darauf klicken, können Sie sie auch vom System herunterladen. Wenn der Käufer geantwortet hat, muss auch seine Antwort hochgeladen werden. Beim Hochladen kann angegeben werden, ob die Anfrage angenommen wurde oder nicht. Wenn nicht, wird das Dokument „geschlossen“, wenn ja, kann der Prozess fortgesetzt werden. Unten befinden sich vier Kacheln, die Aufgabenlisten öffnen. In den Aufgabenlisten sind noch nicht erledigte Aufgaben sichtbar und jeder sieht nur seine eigenen Aufgaben. Die Zahlen auf den Kacheln zeigen die offenen Aufgaben dieses Benutzers.


Setzen Sie die Bearbeitung des oben begonnenen Dokuments fort, indem Sie den Genehmigungsprozess starten, indem Sie auf die im Bild oben gezeigte Schaltfläche klicken. (F2-Hotkey kann auch verwendet werden) Dadurch wird der Genehmigungsprozess gestartet. Der Vorgang kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, da dann interne Benachrichtigungsbriefe versendet werden, sofern diese aktiviert sind. Nachdem die Genehmigung gestartet worden ist, können die Kopfzeile, die Beschreibung der Änderungen und die Kostenauswirkungen nicht mehr bearbeitet werden. Das System zeigt das Ende des Hochlaufs mit einer Meldung an. Der Status des Dokuments ändert sich in „In Genehmigung“ und die interne Genehmigungsliste wird für diejenigen mit Entscheidungsrechten bearbeitbar.


Der nächste Schritt besteht darin, das Dokument durch die interne Entscheidungskette zu führen, d. h. jede Organisationseinheit innerhalb des jeweiligen Bereichs muss ihre eigene Entscheidung auf der Grundlage der im Bild unten gezeigten Liste treffen.


Die Liste zeigt, wer entscheidungsbefugt ist und wer als Stellvertreter fungiert. Nur diese Benutzer können die Entscheidung ändern. Die rot hervorgehobene Linie ist der endgültige Entscheidungsträger. Der endgültige Entscheidungsträger muss seine Entscheidung treffen, wenn jede Organisation ihre eigene Entscheidung getroffen hat. Wenn der endgültige Entscheidungsträger das Dokument ablehnt, befindet es sich im Status „geschlossen“. Es gilt für alle, dass bei einer Ablehnung zwingend eine Begründung anzugeben ist. Wenn die interne Entscheidungsliste fertig ist, steht die Aufgabenliste der 6M-Matrix zur Verfügung. Wenn es für Sie bequemer ist, die Entscheidung auf der Kartenseite zu bearbeiten, brauchen Sie nur auf die „Artikelnummer“ zu klicken und gelangen auf die im Bild unten gezeigte Seite.


Wenn jede Organisation ihre Entscheidung getroffen hat, wird eine interne Benachrichtigungs-E-Mail an den endgültigen Entscheidungsträger gesendet. Die komplette Liste sieht so aus:


Nach der endgültigen Entscheidung wird die 6M-Matrix-Aktionsliste verfügbar sein. Es ist zu beobachten, dass die Fristen bei der Erstellung des Dokuments noch leer sind, da das System die Fristen erst dann berechnet, wenn sie auf dem Dokument verfügbar sind. Im nächsten Schritt erfolgt die Vorbereitung der in der Matrix definierten Dokumente/Aufgaben. Die anfängliche Aktionsliste sieht folgendermaßen aus:


Bevor wir jedoch fortfahren, werfen wir einen Blick auf das Infopanel ...


Im nächsten Schritt werden die Aufgaben und Dokumente der Matrix-Maßnahmenliste vorbereitet. Diese Dokumente müssen in der Menügruppe „Anhangsaktionen“ hochgeladen werden. Wenn der Benutzer mit dem Dokument fertig ist, sollte er das Dokument hier hochladen. Für den Upload sind nur die für das Dokument relevanten Menüpunkte aktiv, wenn also z.B. Wenn keine Zeichnungsänderung erforderlich ist, ist das Menü zum Hochladen der Zeichnung inaktiv. Nach dem Hochladen können Sie im Infobereich nachverfolgen, was bereits hochgeladen wurde und was noch nicht. Diese Menügruppe sieht folgendermaßen aus:


Das System lässt die Aufgabe erst dann abschließen, wenn das entsprechende Dokument hochgeladen wurde. Es gibt Aufgaben, für die Sie nichts hochladen müssen, z.B. Änderung des Betriebsplans oder der Stückliste. In diesen Fällen ist es nicht erforderlich, ein Dokument hochzuladen, damit der Verantwortliche es erstellen kann. Diese Fälle sind: ​

Nach dem Hochladen der Dokumente sieht das Infopanel so aus:


Dokumente können durch Öffnen der Links heruntergeladen werden. Das Dokument, das zur Kundenabnahme eingereicht werden muss, wird rot angezeigt. Die 6M-Matrix-Aktionsliste ist in der Abbildung unten dargestellt:


Der nächste Punkt besteht darin, die erledigten Aufgaben zu überprüfen. Wer in dem Bereich als Entscheidungsträger zugelassen ist, ist kontrollberechtigt, kann jedoch nicht die eigenen Aufgaben kontrollieren. Der Abschluss der Prüfung muss durch Ankreuzen der Markierung in der Spalte „Aktion geprüft“ gekennzeichnet werden. Für den Fall, dass der Prüfer die erledigten Aufgaben nicht annimmt, müssen Sie Ihre Gründe in die Spalte „Kommentar des Prüfers“ eintragen. Anschließend können Sie die Aufgabe mit dem Menü „Aktion ablehnen“ aus dem Dropdown-Menü auf der linken Seite ablehnen.


Tritt dieser Fall ein, muss der Verantwortliche die entsprechende Aufgabe erneut durchführen. Das Bild unten zeigt eine abgelehnte Aufgabe.


Wenn alle Aufgaben geprüft wurden, kann die Genehmigungsanfrage an den Kunden gesendet werden. Dies kann automatisch oder manuell über die App erfolgen. Bei der Kundenfreigabeanfrage handelt es sich um ein Schreiben, das das System entsprechend den Einstellungen aus den hochgeladenen Dokumenten zusammenstellt. Wenn der manuelle Versand eingestellt ist, kann der Brief über das Menü „Genehmigungsanfrage an Kunde senden“ versendet werden. Dann ändert sich unser Dokument in den Status „In Kundengenehmigung“ und wir können nicht fortfahren, bis die Antwort des Kunden über das Menü „Kundenentscheidungsdokument“ hochgeladen wurde. Nach dem Hochladen fragt das System das Ergebnis der Kundenentscheidung ab und setzt dann den Status des Dokuments entsprechend. An dieser Stelle ist Vorsicht geboten, denn wenn das System ein Dokument schließt, kann es nicht wiederhergestellt werden und der gesamte Genehmigungsprozess muss neu gestartet werden. Die Genehmigungsanfrage sieht folgendermaßen aus:


Bei positiver Rückmeldung stehen die internen Aufgabenlisten zur Verfügung, erledigt der Verantwortliche diese, befindet sich das Dokument im aktiven Status. Bei einer negativen Antwort wird das Dokument geschlossen. Die fertige interne Aufgabenliste sieht so aus:


PDCA-Prüfung

Mithilfe dieser Liste wird die Wirksamkeit der eingeführten Änderung überprüft. Das System erstellt bei der Erstellung jedes neuen Dokuments automatisch eine Checkliste entsprechend den in den Einstellungen angegebenen KPIs.


Solange der Status des Dokuments nicht „aktiv“ ist, können Sie im Feld „Alter Wert“ die Werte der ausgewählten KPIs vor der Änderung eintragen. Es stellt sich heraus, dass Sie bei der Prüfung nicht alle KPIs verwenden werden. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, die nicht verwendeten zu löschen, bis der Status des Dokuments „aktiv“ ist. Die Löschfunktion ist im Menü neben der PDCA-Checklistenbezeichnung verfügbar.


Nachdem wir die Liste der erforderlichen KPIs ausgewählt und den Wert vor der Änderung eingegeben haben, sollten wir etwa Folgendes sehen:


Wenn das Dokument den Status „Aktiv“ erhält, ist das Feld „Alter Wert“ nicht bearbeitbar. Die Spalten „Neuer Wert“, „Kommentar“ und „PDCA erledigt“ sind zugänglich, die Frist wird vom System berechnet. Von dort aus ist es möglich, die Inspektion durchzuführen. Wenn Sie mit einer der Zeilen fertig sind, müssen Sie das Kontrollkästchen „PDCA-Prüfung ist abgeschlossen“ aktivieren. Diese Zeile kann nicht mehr bearbeitet werden. Wenn es für Sie bequemer ist, können Sie auch an der Kartenseite für die angegebene Zeile arbeiten, indem Sie auf die Nummer im Zeilennummernfeld klicken:


Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Dokumente im Zusammenhang mit der PDCA-Prüfung hochzuladen. Nutzen Sie dazu den Menüpunkt „Dokument hochladen“ in der PDCA-Gruppe „Aktionen“.


Der Zugriff auf das Menü ist nur im Status „aktiv“ des Dokuments möglich.

Dokumentenoperationen


Schließen eines temporären Dokuments

Mit diesem Menüpunkt können abgelaufene temporäre Dokumente geschlossen werden.

Kopieren Sie ein Dokument

Sie können von jedem Dokument eine Kopie erstellen. Zum Kopieren nutzen Sie das Menü „Dokumentaktionen“ „Dokument kopieren“. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie mehrere Änderungsanforderungen starten müssen, die sich nur geringfügig unterscheiden. Das kopierte Dokument erhält den Status „Vorbereiten“ und muss wie bereits erwähnt behandelt werden.

Reimport der internen Aufgabenliste

Mit diesem Menüpunkt können Sie die interne Aufgabenliste erneut importieren.

KPI-Liste erneut importieren

Über diesen Menüpunkt können Sie die KPI-Liste erneut importieren.

Aufgabenlisten

Der Zweck der Aufgabenlisten besteht darin, dass der angemeldete Benutzer alle Aufgaben einfach überprüfen kann. Die Aufgabenlisten sind im Infobereich jedes Änderungsanforderungsdokuments oder auf den folgenden Rollenhauptseiten verfügbar:

In den Aufgabenlisten sind nur offene Aufgaben des angemeldeten Benutzers sichtbar. Eine Ausnahme bildet die Liste der zu prüfenden Aktionen, da diese alle offenen Steuerungsaufgaben anzeigt, da sie nicht an einen Benutzer, sondern nur an ein Benutzerrecht gebunden ist. Die Liste ist nach Fristen geordnet und das System verwendet auch Farbcodes. Wenn die Frist für die Aufgabe abgelaufen ist, wird die Zeile in roter Fettschrift angezeigt. Liegt die Frist innerhalb einer Woche, wird die Zeile in blauer Fettschrift angezeigt. Folgende Aufgabenlisten stehen zur Verfügung:


Es kann vorkommen, dass die Liste noch keine Frist enthält. Dies liegt daran, dass das System die Frist berechnet, zu der die angegebene Aufgabenliste im Änderungsantrag verfügbar ist. Dies bedeutet, dass sich der Änderungsanforderer noch nicht in dem Zustand befindet, in dem die aktuelle Aufgabenliste verfügbar ist. Ein solches Beispiel sehen wir im Bild unten.


Aufgabenlisten im Infobereich

Die Aufgabenlisten können über die Kacheln im Infobereich aufgerufen werden.


Berichte

In der Menügruppe „Berichte“ stehen drei Berichte zur Verfügung. Der erste ermöglicht das Drucken des Dokuments, der zweite erstellt einige Statistiken zu Änderungsanforderungen für den angegebenen Zeitraum und der dritte ermöglicht dem Benutzer das Drucken einer Zusammenfassung der Einstellungen. Jede hier dargestellte Einstellung fasst die eingegebenen Aufgaben, Änderungskategorien, Bereiche, Organisationseinheiten und registrierten Benutzer in einer Tabelle zusammen. Das gedruckte Exemplar kann bei der Nutzung der App hilfreich sein.